Sekretär*in der Leitung des Dezernates I

Stellenausschreibung im Dezernat I – Voll- oder Teilzeit, unbefristet

Der Landkreis Teltow-Fläming schreibt die Stelle

Sekretär*in der Leitung des Dezernates I

zur nächstmöglichen und unbefristeten Besetzung aus. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden, eine Beschäftigung in Teilzeit ist jedoch grundsätzlich möglich. Die Dezernatsleitung hat ihren Sitz am Standort Luckenwalde.

Die Bewerbungsfrist endet am 05.06.2024.

Ihr Aufgabengebiet umfasst insbesondere:

  • allgemeine Sekretariatstätigkeiten (u. a. Schriftgutverwaltung/ Archivierung, Büromaterialverwaltung, Dienstreiseverwaltung, Dienstwagenanforderung)
  • Erteilung von telefonischen und persönlichen Auskünften an interne und externe Beteiligte
  • Terminkoordination und -überwachung
  • Koordination und Federführung in der Abstimmung zur Aufgabenerfüllung der Sekretär*innen im Dezernat untereinander
  • Mitteilungen des Dezernates I entwerfen und im Intranet veröffentlichen bzw. aktualisieren
  • Publikationen und Aktualisierungen von Informationen des Dezernates I auf der Webseite des Landkreises veranlassen
  • Assistenz bei der Aufgabenwahrnehmung der Dezernatsleitung u. a.
    • Beantwortung von Einladungsschreiben
    • anlassbezogene Grußworte für Veranstaltungen formulieren sowie recherchieren von Hintergrundinformation zur Veranstaltung
    • Vorbereitung und Durchführung im Rahmen des Arbeitsschutzausschusses für den Dezernatsbereich
  • Organisatorische Betreuung innerdienstlicher Beratungen und von Sitzungen kommunaler Gremien
    • Zusammenstellung der Tagesordnung
    • Versand von Einladungen
    • organisatorische Verantwortung für das Beratungsumfeld (inkl. der technischen Ausstattung, bspw. PC- und Beamertechnik, Klimaanlage etc.)
    • Anwesenheitskontrolle
    • Führen der Protokolle bzw. Sitzungsniederschriften

Ihr Profil:

  • erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Bürokaufmann*frau oder Kaufmann*frau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r oder vergleichbare einschlägige Abschlüsse

Darüber hinaus ist uns wichtig, dass Sie über folgende Eigenschaften und Kompetenzen verfügen:

  • mindestens dreijährige nachgewiesene Erfahrung in der Sekretariatsarbeit und Protokollführung
  • sehr gute Kenntnisse in den Office-Programmen Word, Excel, PowerPoint und Outlook
  • Bereitschaft zur Tätigkeit außerhalb der Servicezeiten der Kreisverwaltung
  • Fach- und Rechtskenntnisse entsprechend der aufgeführten Aufgabeninhalte
  • Organisations- und Kommunikationsfähigkeit

Unser Angebot:

  • Sicherheit eines großen öffentlichen Arbeitgebers
  • ausgewogene Work-Life-Balance durch:
    • eine kernzeitlose und flexible Arbeitszeitgestaltung zwischen 06:00 und 21:00 Uhr
    • die Möglichkeit zum Arbeiten im ausgestatteten Homeoffice
    • eine gute und schnelle Erreichbarkeit der Verwaltung mit den öffentlichen Verkehrsmitteln sowie über das sehr gut ausgebaute Straßenverkehrsnetz
    • moderne Arbeitsplätze im Herzen der Kreisstadt Luckenwalde mit einer einladenden Cafeteria
  • Vergütung/sonstige Leistungen:
    • eine tarifgerechte Vergütung nach Entgeltgruppe 8 TVöD-VKA
    • eine betriebliche Altersvorsorge, jährliche Sonderzahlungen für Tarifbeschäftigte, vermögenswirksame Leistungen
    • ein Zuschuss zum Deutschlandticket-Job
  • weitere Benefits:
    • ein betriebliches Gesundheitsmanagement (jährliche Gesundheitstage, Aktivpausen, Gesundheitschecks während der Arbeitszeit)
    • ein strukturiertes und herzliches Onboarding für neue Beschäftigte
    • individuelle und breit gefächerte Weiter- und Fortbildungsangebote, die Möglichkeit zur Bildungsfreistellung
    • Arbeiten im motivierten und aufgeschlossenen Umfeld einschließlich geförderte Teamentwicklungsmaßnahmen (Teamtag, Supervision, Mediation, Coaching)

Sie zögern noch, Teil unseres Teams zu werden? Dann finden Sie hier weitere überzeugende Argumente, die für den Landkreis Teltow-Fläming als Ihren zukünftigen Arbeitgeber sprechen:
https://www.teltow-flaeming.de/faq-arbeiten

Ihre Bewerbung:

Ihre vollständige Bewerbung richten Sie bitte bis zum 05.06.2024 an den

Landkreis Teltow-Fläming
Amt für zentrale Steuerung, Organisation und Personal
SG Personal
Am Nuthefließ 2
14943 Luckenwalde 

Bitte übermitteln Sie uns folgende Unterlagen:

  • Bewerbungsanschreiben
  • tabellarischer Lebenslauf
  • geeignete Nachweise zu den formalen Anforderungen (einschlägige Abschlusszeugnisse)
  • aktuelles Arbeits- bzw. Zwischenzeugnis (möglichst nicht älter als ein Jahr, ggf. Erstellung veranlassen)

Nutzen Sie dafür vorzugsweise das Online-Bewerbungsformular:
https://kontakt.teltow-flaeming.de/bewerbung

Alternativ können Sie auch eine schriftliche Bewerbung an die o. g. Adresse übersenden.

Für die Rücksendung von per Post eingereichten Bewerbungsunterlagen bitten wir Sie, einen adressierten und ausreichend frankierten Briefumschlag beizufügen.

Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass wir keine Eingangsbestätigungen versenden können.

Auswahlverfahren:

Chancengleichheit ist Bestandteil unserer Personalpolitik. Die Kreisverwaltung Teltow-Fläming begrüßt daher besonders Bewerbungen von schwerbehinderten und ihnen gleichgestellten Personen. Diese werden bei gleicher Qualifikation und Eignung vorrangig berücksichtigt.

Bei einer hohen Bewerberzahl behalten wir uns eine Vorauswahl sowie ein zweistufiges Auswahlverfahren im Rahmen der Bestenauslese vor.

Weitere Auskünfte:

Für Fragen rund um die Arbeitsaufgaben der ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen Herr Ferdinand (Telefon: 03371 608-1100) zur Verfügung.

Fragen rund um die Themen Bewerbung und Auswahlverfahren können Sie an Frau Turley richten (E-Mail: bewerbung@teltow-flaeming.de, Telefon: 03371 608-1528).

Frau L. Turley
Personal

Sachbearbeiterin Bewerberauswahlverfahren

Zimmer: C5.1.15

Landkreis Teltow-Fläming

Am Nuthefließ 2
14943 Luckenwalde

03371 608 1504
03371 608 9050

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Landkreis Teltow-Fläming

Am Nuthefließ 2
14943 Luckenwalde

Telefon: +49 (0)3371 608-0
Fax: +49 (0)3371 608-9000
www.teltow-flaeming.de

Sprechzeiten

Möglichst nach Terminvereinbarung und telefonisch:

Di. 9 bis 12 und 13 bis 15 Uhr
Do. 9 bis 12 und 13 bis 17.30 Uhr

An folgenden Tagen ist die Verwaltung geschlossen:
Freitag, 10. Mai 2024
Freitag, 4. Oktober 2024
Freitag, 1. November 2024
Montag, 30. Dezember 2024

Gesonderte Sprechzeiten:
Kfz-Zulassungsstellen und Führerscheinstelle

Aktuelle Änderungen (unter diesem Link)